Funcions

D’acord amb el que indica la legislació i el reglament, les funcions del SAMLM abracen l’àmbit de la gestió administrativa i el de l’actuació cultural; i, per tant, s’estructuren de la forma següent:

A) Pel que fa a la gestió dels documents administratius, les funcions inclouen:

  • Analitzar i identificar la documentació administrativa.
  • Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l’administració municipal, i controlar-ne l’aplicació.
  • Establir criteris i normatives per a la transferència i l’ingrés de documentació a l’Arxiu Municipal.
  • Realitzar les propostes de conservació i d’eliminació de documentació d’acord amb el marc legal i normatiu existent.
  • Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  • Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l’Administració municipal mitjançant l’elaboració d’inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d’altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d’una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d’un tràmit administratiu.


B) Per a l’accés a la documentació, les funcions indiquen:

  • Establir les condicions del préstec de documents per a la consulta a les diferents dependències de l’Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats.
  • Posar a disposició pública inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d’altres instruments de descripció documental que facilitin l’accés dels usuaris a la documentació.
  • Garantir l’accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i la ciutadania en general, d’acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir un relació d’investigadors i confeccionar les estadístiques d’investigadors i d’usuaris.


C) Per a la protecció i difusió del patrimoni documental, les funcions comporten:

  • Promoure la difusió del patrimoni documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el SAMLV i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.
  • Fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi mitjançant propostes d’adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.
  • Vetllar contra l’espoli del patrimoni documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deteriorament, de pèrdua o de destrucció de tots o d’alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental en el seu àmbit local.