A l’efecte de la llei 15/2006 de Patrimoni Documental de les Illes Balears s’entén per:
a) Document: qualsevol expressió de llenguatge oral o escrit, natural o codificat, i qualsevulla expressió gràfica, sonora o en imatge, emmagatzemada en qualsevol tipus de suport material, actual o futur, inclosos els mecanismes magnètics i informàtics. Se n’exclouen els exemplars no originals d’edicions, com les obres de creació i d’investigació editades, o aquells que siguin considerats exclusivament patrimoni bibliogràfic.
b) Documentació en fase activa: aquella que una unitat administrativa tramita o utilitza habitualment en les seves activitats.
c) Documentació en fase semiactiva: aquella que, un cop conclosa la tramitació administrativa ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual per la unitat que l’ha generada en la seva activitat.
d) Documentació inactiva o històrica: aquella que, una vegada conclosa la vigència administrativa, posseeix valors primordialment de caràcter informatiu o cultural.
e) Fons documental o arxiu: conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural produïts i/o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència, i que són posats al servei del mateix productor, de la informació i de la investigació.
f) Col·lecció documental: conjunt artificial de documents, d’igual o de diferent procedència, reunits per un col·leccionista o en un arxiu per motius de conservació, pel seu especial interès o per qualsevol altre criteri subjectiu.
g) Arxiu o centre d’arxiu: institució on es reuneixen, es conserven, s’organitzen, es descriuen i es difonen els fons documentals i les col·leccions, segons l’enunciat de l’apartat a) d’aquest apartat, per al servei de les institucions productores, la informació a la ciutadania, la investigació i la cultura.
h) Gestió documental: conjunt d’operacions i de tècniques basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i la valoració dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificarne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.
i) Avaluació: anàlisi dels testimonis administratius, legals, jurídics i informatius presents a cadascun dels documents que determina els terminis de transferència, l’accés i la conservació o l’eliminació, total o parcial.
j) Sistema arxivístic: conjunt d’òrgans i normes de les administracions públiques i de subsistemes arxivístics amb autonomia pròpia, relacionats entre si per òrgans de coordinació.
k) Subsistema arxivístic: conjunt d’òrgans, normes i centres d’arxiu que participen en la direcció, el seguiment, la coordinació i la inspecció dels programes per a la conservació, la descripció i la difusió del patrimoni documental.
l) Patrimoni documental: tots els documents, reunits o no en arxius, que d’acord amb el que disposa aquesta llei es considera que en formen part.
NOTA: aquí hi hauirà els documents aprovats per Ple
